Objectifs

Etre capable de mettre en oeuvre les techniques pour bien rédiger un message électronique et gérer sa correspondance électronique.

Programme

Les clés pour écrire des e-mails efficaces
o La place de l'e-mail dans la communication d'entreprise.
o Comprendre les relations rédacteur/lecteur en média électronique.
o Comment le lecteur lit un texte et filtre l'information ?

Définir ses objectifs de rédaction
o Thèmes, angles, actions demandées.
o Bien organiser le mail pour induire une réponse favorable.
o Faire percevoir le message essentiel.

Bâtir le dialogue rédacteur/lecteur
o Sélection des destinataires utiles : un luxe ?
o Pourquoi et comment s'identifier ?
o Adapter le mail aux besoins de sa cible.
o Utilisation de la case " objet ".
o Les pièces jointes : précautions d'usage.

Donner au lecteur des repères de forme et de synthèse
o Quelles polices de caractères choisir ?
o Savoir formuler des sujets significatifs et inciter le lecteur à agir.
o Courtoisie électronique et relationnelle.
o Smileys or not smileys.

Comment bien gérer sa correspondance e-mail
o Les dangers de l'e-mail.
o Du bon usage de l'e-mail.
o Fonction des messageries en général.
o Zoom sur les fonctionnalités d'Outlook en particulier.

Le suivi de l'échange
o Savoir répondre à un e-mail : les 2 méthodes.
o Choix et traitement des destinataires multiples : cases " c.c " et copie conforme blanche.
o Définir ses levées de mail.

Comment bien classer son courrier
o Mails d'action ou mails de référence.
o Sauvegarde et classement des pièces attachées.
o Mettre en relation sa messagerie et ses documents de travail.
o Destruction et archivage des mails : contraintes et nécessités.