Animer une réunion avec efficacité

Faire d'une réunion un moment productif pour tous les participants, faciliter les échanges.

Objectifs

Maîtriser les principales techniques d'animation de réunions. Etre capable de redonner un élan à ses collaborateurs.

Approche pédagogique

Des mises en situation et des exercices pratiques entraînent le participant et favorisent une appropriation maximale des techniques de communication et d’animation de réunions.

Public concerné

Toute personne amenée à diriger des réunions.

Programme

Bien préparer une réunion

• Différencier les types de réunions : équipe, information, production…
• Echanges et réflexions sur les écueils et enjeux spécifiques à chaque type de réunion.
• Bien préparer une réunion : définir le sujet et les objectifs de la réunion.
• Identifier et impliquer les participants. Cadrer la réunion : délimiter l’ordre du jour, sa durée, les règles du jeu.

Encadrer le déroulement de la réunion

• Le rôle de l’animateur : lancer la discussion, prendre la parole, la donner. Définir les objectifs et présenter les thèmes de la réunion.
• Faciliter l’expression des membres du groupe, générer leur implication.
• Orienter la progression des débats.
• Stimuler le brainstorming.
• Eviter les digressions improductives, relancer, dynamiser, calmer le débat.
• Gérer le travail en sous-groupe. Maîtriser la gestion du temps.
• Savoir clore la réunion et présenter un plan d’action.

Prévenir et gérer au mieux une situation difficile en réunion

• Savoir observer, analyser et maîtriser les comportements.
• Les revendications concernant l’ordre du jour : remise en cause des thèmes arrêtés, demande d’inscription d’autres questions.
• Maîtriser les personnes difficiles. Réguler les conflits d’intérêts.

Entraînement à la conduite de réunions dans différents cas de figure

• Situations conflictuelles, réunions improvisées sous forme de jeux de rôles.

Acquis de la formation

Être capable de préparer,une réunion (ordre du jour, durée, participants, etc.) et d'en encadrer le bon déroulement (exposé préliminaire, règle du jeu,présentation, maîtrise du temps, et des comportements).