Conduire une réunion publique
Les clés pour organiser et mener une réunion publique
La participation citoyenne fait dorénavant partie intégrante de la vie publique et du processus de concertation, qu’il s’agisse de projets d’urbanisme ou d’aménagement, de budgets, d’investissements... Elle prend le plus souvent la forme d’une réunion publique, dont l’issue impactera positivement ou négativement le projet. C’est pourquoi il est indispensable d’identifier et mettre œuvre les facteurs de succès de la réunion, de sa préparation à sa conduite.
Objectives
Organiser une réunion publique et créer les conditions de sa réussite
Animer une réunion publique en utilisant des formats de dialogue vivants et constructifs
S’entraîner à l’introduction et à la gestion des échanges avec les participants
Restituer une réunion publique
Concerned public
Responsables urbanisme, aménagement et des opérations foncières
Ingénieurs et chargés de projets urbains
Chargé de communication, porte-parole, ambassadeur de projets d’aménagement
Toute personne en charge d’organiser une réunion publique
Prerequisite
Avoir pratiqué les fondamentaux de la prise de parole en public et de la conduite de réunion
Développer une méthodologie d’organisation de réunions publiques et mettre en œuvre des techniques d’animation participative pour en garantir le succès
- E-quiz amont
- Présentiel
- E-quiz aval
Program
Conduire une réunion publique
Organiser une réunion publique
Définir l'objectif
Construire un déroulé précis et minuté
Préparer l'agencement de la salle
Répartir les tâches dans une note d'organisation : qui fait quoi quand ?
Développer une stratégie de communication autour de la réunion
Identifier les enjeux relationnels avec les différents acteurs et usagers du projet à impliquer/associer avant, pendant et après la réunion publique.
Annoncer la réunion publique
Exercice d'application : à partir d'un cas fil rouge, formalisation collective d’un flyer fictif de mobilisation
- La question posée aux participants
- Promesse délibérative (synthèse communicante du mandat de concertation)
- Intervenants pressentis
- Modalités d’échange et d’information en amont
Animer la réunion publique
Se fixer sur le format des échanges pour une réunion vivante et constructive
Se présenter, présenter le projet et définir des règles du jeu
Structurer les interventions à plusieurs voix et séquencement de la présentation
Exercice d’application : co-construction d’un déroulé-type dans le cadre du cas fil rouge
- Se positionner en garant du temps
- Définir les limites et recentrer le débat
- Gérer les conflits (les modalités optimales de gestion des éventuelles frustrations ou de la colère des participants)
Mise en situation : jeux de rôles filmés de différentes situations rencontrées en réunion publique, analyse et restitution en plénière
Restituer une réunion publique
- Formaliser un compte rendu précis mais dynamique
- Réaliser une synthèse communicante pour engager une communication post réunion
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme.